המכרז הישראלי הממוצע לוקח 30 שעות — הנה הפירוק המלא

רוב מנהלי המכרזים מעריכים 8-12 שעות. המציאות קרובה יותר ל-30. ההפרש עולה ₪11,400 פר-מכרז, ואת זה אף אחד לא מדווח.

---

שאל מנהל מכרזים טיפוסי בישראל: "כמה זמן לוקח להגיש מכרז בינוני?" התשובה הסטנדרטית תהיה "יומיים, שלושה". הוא מתכוון לזמן אלפסד.

שאל את אותו אדם: "בשעות עבודה בפועל?" הוא יגיד "8-12 שעות".

תתחיל לעקוב עם סטופר על 10 מכרזים ברצף, ותגלה שהמספר האמיתי עומד בין 26 ל-34 שעות למכרז בינוני (30-80 עמודים). הממוצע הוא 30. זה לא המנהל המתבלבל. זה תופעה מוכרת בספרות ניהול פרויקטים שנקראת planning fallacy — אנשים מעריכים משימות לפי התרחיש הטוב, לא לפי מה שבאמת קורה.

בפוסט הזה אנחנו שוברים את ה-30 שעות האלה לחתיכות קטנות. עם יומן שעה-שעה. ובסוף — חשבון ROI שהופך את זה לשפה של מנכ״ל.

למה המספר הזה נשמע גבוה (והוא לא)

כשאומרים "30 שעות", המוח הישראלי עושה מהר חישוב: "3 ימי עבודה מלאים? לא יכול להיות." השגיאה כאן היא לזהות "שעות מכרז" עם "שעות של אדם אחד". ברוב הארגונים שבדקנו, מכרז אחד צורך שעות של 4-6 אנשים: מנהל מכרזים, סמנכ״ל כספים, מהנדס/איש מקצוע, עו״ד פנים (או חיצוני), מנהל אדמיניסטרציה, ולפעמים מנכ״ל. כשאוגרים את שעותיהם — המספר מגיע ל-30 בקלות.

גודל מכרז	עמודים	שעות עבודה מצטברות	אנשים מעורבים
קטן	עד 30	12-18	2-3
בינוני	30-80	26-34	4-6
גדול	80-180	55-90	6-9
מגה	180+	120-200+	8-15

הטבלה למעלה היא הערכה שמרנית שמבוססת על מדגם של 40+ מכרזים שנבחנו בצוותי Lictorium. המספרים משתנים לפי ענף (בנייה בדרך כלל עמוס יותר ממכרזי IT), לפי מורכבות נספחי המפרט, ולפי תשתית הארגון (חברה עם ספריית תבניות תחסוך 15-25%).

היומן האמיתי — 30 שעות, שלב-שלב

הבה נעקוב אחרי "דני" — מנהל מכרזים בכיר (בדוי, מעובד מ-3 מקרים אמיתיים) בחברת תשתיות בינונית. המכרז: שירותי תחזוקה לעיריית רמת-גן. 64 עמודים כולל נספחים.

שלב 1 — קריאה והבנה (6 שעות)

יום ראשון, 09:00 — עמוד 1.

דני פותח את המסמך. מקצה שעה ראשונה לקריאה שקטה של המפרט הטכני. שעה שנייה — סקירת הנספחים המשפטיים. שעה שלישית — סקירת הנספחים הכלכליים. בהפסקת צהריים הוא מבצע סיכום מנטלי, ובצהריים הוא יושב שעתיים נוספות על מעבר מדוייק יותר בנספח הביטוח ונספחי איכות.

סך הכול: 6 שעות. זה השלב שהכי הרבה אנשים מזלזלים בו. מי שלא השקיע 6 שעות בקריאה מעמיקה — משלם בסעיפי מוקשים שלא זיהה.

שלב 2 — תיאום וחלוקה (2 שעות)

ביום שני בבוקר דני מכנס ישיבה של 45 דקות עם 4 מעורבים: סמנכ״ל הכספים, מהנדס ראשי, עורך דין פנים, ומנהל לוגיסטיקה. לפני הישיבה הוא בונה מסמך סיכום של 1.5 עמוד. אחרי הישיבה הוא כותב לוח-זמנים עם אחראי לכל סעיף. סך הכול: 2 שעות (45 דקות הכנה + 45 דקות ישיבה + 30 דקות תיעוד).

שלב 3 — טיוטות וניסוח (8 שעות)

כאן נמצא לב המכרז.

• מענה טכני: 3 שעות (המהנדס כותב, דני עורך).
• פירוט ניסיון דומה מהעבר: 2 שעות (קטלוג 14 פרויקטים וכתיבת פסקה לכל אחד).
• תצהירים וכתבי הצהרה: 1 שעה.
• מכתב מלווה ונוסח הצעה: 2 שעות.

8 שעות הן גם הערכה שמרנית — בפועל כאן נמצא הסחף הגדול ביותר. הניסוח נדחה, נערך מחדש, מוחזר לעריכה.

שלב 4 — סקירה משפטית (3 שעות)

עו״ד פנים עוברת על נספחי ההתקשרות. מזהה 2 סעיפים בעייתיים: סעיף אחריות בלתי-מוגבלת (14.3) וסעיף ערבות שמנוסח באופן שבנק ישראל לא יקבל. היא מכינה בקשת הבהרה ל-וועדת המכרזים. 3 שעות כאן כוללות גם את זמן ההמתנה והתכתבות עם עמיתים.

שלב 5 — תמחור ומודל כלכלי (5 שעות)

סמנכ״ל הכספים בונה טבלת תמחור. בוחן שלושה תרחישים (שמרני / בסיסי / אגרסיבי). מאתר מרווח, מחשב עלויות ישירות ועקיפות, מפעיל מודל תזרים. דן עם דני בטקטיקה. 5 שעות הן הערכה מינימלית — במכרזים עם 4+ פרמטרי ניקוד, המספר יכול להגיע ל-8-10 שעות.

שלב 6 — איסוף אישורים ומסמכים נלווים (3 שעות)

אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס במקור, אישור רו״ח, רישיונות מקצועיים, תצהיר עובדים זרים, ערבות בנקאית. כל אחד מתבקש מצד שלישי, ממתינים. כאן הזמן של דני הוא זמן ניהול — לא כתיבה, אלא רדיפה.

שלב 7 — הרכבה, הגהה, QA (2 שעות)

הקבצים מתאגדים ל-PDF סדור. דני עובר פעם אחרונה על הצ׳קליסט. מנהל אדמיניסטרציה מדפיס עותק פיזי אם נדרש. סך הכול: 2 שעות, אבל אלה שעות קריטיות של ריכוז חד.

שלב 8 — הגשה (1 שעה)

העלאה למערכת המכרזים הדיגיטלית או הגעה פיזית. אם זה פיזי — הוסיפו 2-3 שעות נוספות בנסיעות. בתחשיב שלנו אנחנו בונים על הגשה דיגיטלית.

סך הכול: 30 שעות עבודה מצטברות.

למה זה חשוב ל-CFO

עלות שעה מלאה-עומס (fully-loaded) של מנהל מכרזים בישראל נעה בין ₪340 ל-₪420. זה כולל שכר, סוציאליות, רכב, הוצאות משרד, והוצאות עקיפות. ניקח ממוצע של ₪380/שעה.

30 שעות × ₪380 = ₪11,400 עלות הכנה לכל מכרז.

חברה שמגישה 20 מכרזים בשנה משקיעה ₪228,000 בעלות ישירה של הכנת מכרזים. וזה לפני אף ₪1 של עמלות יועצים חיצוניים, סוכני ביטוח, או רו״ח.

עכשיו הוסף שתי עובדות נוספות:

• אחוז הזכייה הישראלי הממוצע במכרזים ציבוריים שבהם הוגשה הצעה רצינית: בסביבת 18-26%, תלוי בענף.
• כלומר, על כל זכייה — החברה שילמה עלות הכנה של 4-5 הצעות מפסידות.

המשמעות: עלות הכנה לכל זכייה, בחישוב חלקי יחסי, נעה בין ₪45,000 ל-₪60,000. זה המספר שצריך להיות מוצג בדו״ח הרבעוני של ה-CFO.

איפה אוטומציה חוסכת שעות בפועל

לא כל 30 השעות ניתנות לאוטומציה. החלק היצירתי — ניסוח מענה טכני, החלטות תמחור, דיון אסטרטגי — יישאר אצל בני אדם. מה שכן ניתן לאוטומציה:

• שלב 1 (קריאה): סוכן שקורא את ה-PDF, מזהה ומקטלג נספחים, מסכם סעיפים קריטיים. חיסכון: 2-3 שעות מתוך 6.
• שלב 4 (משפטי): סוכן שסורק סעיפים נגד מאגר סעיפי-מוקשים ידועים, מסמן באדום/צהוב/ירוק. חיסכון: 1-1.5 שעות מתוך 3.
• שלב 6 (אישורים): checklist אוטומטי מול מאגר תעודות קיים של החברה, עם התראות על תוקף שמסתיים. חיסכון: 1.5-2 שעות מתוך 3.
• שלב 7 (QA): בדיקת תקינות אוטומטית של המסמך הסופי מול דרישות הנספחים. חיסכון: 0.5-1 שעה מתוך 2.

סיכום אפשרי: 5-7 שעות נחסכות לכל מכרז, כלומר 17-23%. במונחי כסף: ₪1,900-₪2,700 לכל מכרז. במונחי יכולת: אפשר להגיש עוד 4-6 מכרזים בשנה באותו צוות, מה שמחזיר הרבה יותר מחיסכון השעות הישיר.

כאן נכנסים Split Agent (שלב 1) ו-Submission Agent (שלב 7) של Lictorium. לא מחליפים את הצוות. פשוט מוציאים את השעות המיכניות מהלוח.

"30 שעות לא נשמעות הרבה עד שאתה מבין שזה 3-4 ימי עבודה של אדם בכיר, והוא עושה את זה 20 פעמים בשנה."

מקרה מהשטח

חברת IT מתוך 40 עובדים ניהלה בשנה שעברה תהליך מדידה פנימי שנמשך 4 חודשים. הם עקבו עם סטופר אחרי 7 מכרזים ברצף. המספרים שהגיעו:

מכרז	עמודים	שעות בפועל	הערכה לפני
1	42	27	10
2	71	34	14
3	38	22	8
4	93	41	16
5	55	29	12
6	64	31	12
7	47	24	10

ממוצע שעות בפועל: 29.7. ממוצע הערכה: 11.7. הפער: פי 2.5. המנכ״ל של החברה, אחרי המדידה, אמר משפט אחד בישיבת הדירקטוריון: "אנחנו משלמים פעמיים בשנה שכר מלא של עובד בכיר כדי להגיש מכרזים. ואנחנו לא יודעים אם זה משתלם." שלושה חודשים אחרי הם נכנסו לתהליך אוטומציה.

מה לעשות ביום שני בבוקר

1. תתחיל למדוד. גיליון Google Sheet פשוט, עמודה לכל מכרז, שורות לכל שלב, סטופר בפועל. אחרי 5 מכרזים יש לך נתון פנימי שאף יועץ לא יכול להעניק לך.
2. חשב את עלות השעה המלאה (fully-loaded) של כל מעורב במכרזים. לא רק שכר. הכל. הדבק את המספר על קיר חדר המכרזים.
3. קבע benchmark פנימי. אם הממוצע שלך מעל 35 שעות — יש לך בעיה תהליכית, לא בעיה של אנשים. אם זה מתחת ל-22 — אתה כנראה לא קורא בעומק מספיק ויש לך חשיפה לסעיפי מוקשים.

---

כדאי לקרוא בהמשך

• אנטומיה של הפסד מכרז — איך שני ימים של עבודה הפכו ל-₪240,000 של הפסד.
• ROI של אוטומציית מכרזים — חישוב שמרני על 20 מכרזים בשנה, מאיפה מגיע החיסכון האמיתי.
• מפת חום של תאריכים קריטיים במכרז טיפוסי — 14, 7, 3, 1. איך לבנות לוח-זמנים שלא משאיר אף אחד בלילה מול המחשב.