התהליך ששומר על צוות המכרזים שלכם ב-9 ימי הגשה במקום 14. ניקה-לב במייל בודד בבוקר.

אחרי ליווי של 12 צוותי מכרזים, זיהיתי דפוס חוזר. הצוותים שמקצרים את זמן ההגשה הם לא הכי גדולים ולא הכי מנוסים. הם הצוותים שעושים את המייל הבוקרי.

מה זה המייל הבוקרי?

מייל יומי ב-08:00, משלוח פנימי לכל חברי הצוות הפעילים במכרז. תבנית קבועה, 5 שדות:

1. סטטוס בסוף אתמול — מה הגיע למצב "הושלם"?
2. חסימות — מה לא התקדם ולמה? עם שם ספציפי (לא "מחלקת משפטית" — שם של בן אדם).
3. הסיכון הכי גדול היום — משפט אחד. לא רשימה.
4. החלטה שצריך לקבל עד סוף היום — לפחות אחת.
5. מה קורה מחר — שתי שורות קדימה.

למה זה עובד?

צוות שמשתתף במכרז מתעסק גם בעבודה אחרת. בלי מייל בוקרי, ההתעדכנות קורית דרך צ'אטים אקראיים, פגישות של 45 דקות, ושאלות "איפה זה עומד?" שמבזבזות 30 דקות בכל פעם.

עם מייל בוקרי של 3-5 דקות קריאה, כל אחד יודע איפה הוא, מה נעול עליו, ואיפה הוא צריך להתערב. זה חוסך ישיבות של 45 דקות בממוצע ליום.

בחישוב של 5 ימים × 45 דקות × 4 אנשים = 15 שעות בשבוע. כלומר יום וחצי מלא של עבודה.

תבנית מלאה בסטאטוס שלי בפרופיל.